Ich löffle Kaffeepulver in die Maschine, schaue aus dem Küchenfenster und weiß im selben Moment: Ich habe gerade beschlossen, ein weiteres Projekt anzunehmen, das eigentlich nicht in meinen Zeitplan passt.
Eigentlich…
Eigentlich wollte ich das nämlich nicht mehr machen.
Aber uneigentlich ist dieses Projekt so vielversprechend und interessant.
Genauso wie die Blogparade „Halligalli im Kopf“ von Tereza Kreim.
Auch für einen zusätzlichen Blogartikel habe ich vor dem Urlaub eigentlich keine Kapa…

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Vor ziemlich genau einem Jahr

Der Sommer letztes Jahr war der Sommer ohne Routine.
Mal waren alle drei Kinder da, mal nur Noah, mal hatte mein Mann Tagschicht, mal Nachtschicht, und jeden Morgen sah der Ablauf anders aus: Wer muss bis wann aufstehen, irgendwo hingebracht werden, welche Schulbrote müssen mit…
Alles vor dem ersten Kaffee und bevor der Tag überhaupt angefangen hat.

Mittendrin die Arbeit: eine Chance, die ich nicht ungenutzt lassen wollte, dazu zwei andere Projekte, die technisch ins Stocken geraten waren und umgeplant werden mussten.
Danach ging es mit Familienorga weiter.
Wie sich so ein Alltag zwischen Schichtplänen und Kinderlogistik anfühlt, habe ich an anderer Stelle ausführlicher aufgeschrieben.

Ich habe umpriorisiert, mich bei den Dingen, die ich trotzdem noch gemacht habe, im Klein-Klein des Perfektionismus verhakt, bis ich mich selbst gefragt habe: Was machst du hier eigentlich gerade? Das reicht doch längst.

Ich war gehetzt, ungeduldiger als sonst, mit einer Mikrozündschnur.
Am Abendbrottisch saß ich körperlich mit meiner Familie, im Kopf war ich bei der Frage, wie ich noch etwas an dem Projektplan verändern könnte.
Eines Nachts lag ich wach mit dem Gedanken: Hier stimmt gerade etwas nicht.

Warum ist mein Kopf ständig voll?

Ein voller Kopf ist meistens ein Wechselkosten-Problem: Jedes Mal, wenn du zwischen Aufgaben, Themen oder Reizen hin- und herspringst, muss dein Gehirn zuerst das alte Regelwerk abschalten und das neue aktivieren, bevor du wieder wirklich bei der Sache bist.
Laut der American Psychological Association kann dieser Wechsel bis zu 40 Prozent deiner produktiven Zeit kosten, und wer häufig zwischen Aufgaben springt, berichtet spürbar öfter von Konzentrations- und Gedächtnisproblemen (APA, 2023).

Für Führungskräfte kommt eine zweite Ebene dazu, die in den gängigen Konzentrationsratgebern kaum vorkommt: Schnell Entscheidungen treffen, die zu unterschiedlichen Bereichen gehören.
Mitarbeitende, Projekte, Strategie.
You name it.
Dabei ist immer zu berücksichtigen, dass diese Entscheidungen Konsequenzen für andere Beteiligte haben.

Das Gehirn hält währenddessen ständig Informationen im Arbeitsgedächtnis vor, um sie abrufbar zu halten, und genau dieser Speicher ist begrenzt.

Ist er überfüllt, bröckelt die Konzentration wie der Putz an einem Berliner Hinterhofhaus.
Genau dann beginnt das Kopfchaos, weil die Gedanken sich im Kreis drehen, ohne irgendwo mit einer Lösung rauszukommen.

Wie erkenne ich, dass mir Systematik fehlt, statt noch mehr Tools?

Du merkst es daran, dass du bereits Planer, Apps und To-do-Listen nutzt und der Kopf trotzdem nicht leerer wird.
Machen wir uns nichts vor, die Arbeit wird nie weniger.
Das ist ein Hinweis darauf, dass dir eine innere Ordnung fehlt und keine weiteren Werkzeuge.
Das Gedankenkarussell, das dabei oft mitläuft, lässt sich gezielt stoppen.

Im DNLA-Kompetenzmodell, mit dem ich Kund:innen in meinen Mentorings begleite, heißt diese Fähigkeit Systematik: komplexe Aufgaben in Schritte zerlegen, Prioritäten setzen, das Ziel nicht aus den Augen verlieren.
Kopfchaos ist unter dieser Perspektive kein Zeichen von zu wenig Leistungsbereitschaft.
Ein voller Kopf zeigt, wo unter Reizlast die Struktur fehlt, und Struktur lässt sich trainieren. Das ist der Unterschied zwischen noch einer App und einer Kompetenz, die du dir aneignest.

Was mir damals geholfen hat, war eine simple Bestandsaufnahme: Ich habe aufgeschrieben, was mich gerade wirklich stresst.
Getrennt danach, was ich selbst beeinflussen kann, wie meinen Perfektionismus, und was von anderen Menschen und Rahmenbedingungen abhängt, wie der Schichtplan meines Mannes oder der Kinderplan mit seiner Ex-Frau.
Für manches ließ sich keine schnelle Lösung finden, dafür brauchte es langfristige Absprachen mit allen Beteiligten.
Für Ersteres reichte es, mir selbst eine Grenze zu setzen.

Am Ende stand ein Plan: Wer braucht mich wirklich, welche Ressourcen fehlen noch, was ist der nächste konkrete Schritt.
Ich habe mich langfristig um Veränderung gekümmert.
Dazu gehörte auch die Beantragung einer Auszeit über eine Mutter-Kind-Kur.
Auch Auszeiten sind nicht immer mit einem Fingerschnips möglich.
In meinem Fall habe ich 8 Monate gewartet.
Struktur ersetzt keine Erholung.
Beides gehört zusammen.

Praxisbeispiel: die Lösung war nicht bessere Struktur.

Eine Klientin kam zu mir mit dem Gefühl, 5000 Gedanken gleichzeitig im Kopf zu haben. Unzufrieden, überfordert, das Gefühl, tausend Baustellen nie fertig zu bekommen.
Naheliegend wäre gewesen, an ihrer Organisation zu arbeiten, zum Beispiel mit einem neuen Kalendersystem.
Genau in diese Richtung wären wir gelaufen, hätten wir nicht zuerst sortiert, was das Gefühl eigentlich auslöst.

Bevor überhaupt eine einzige Aufgabe auf den Tisch kam, haben wir die Gefühle benannt, die hinter „Ich kann keinen klaren Gedanken fassen“ wirklich stecken.

Es zeigte sich, dass ihr Kopfchaos etwas mit Organisation zu tun hatte, aber anders als gedacht.
Sie wollte mehr Verantwortung übernehmen und einen Jobtitel, der zu dem passte, was sie längst tat.
Zwei gut vorbereitete Gespräche mit den richtigen Personen brachten die Veränderung.
Danach war ihr Kopf leerer, sie war entspannter, weil das eigentliche Thema auf dem Tisch lag und innerhalb kurzer Zeit gelöst werden konnte.
Wichtig war, den richtigen nächsten Schritt zu finden, der zur Veränderung führte.

Was passiert, wenn Kompetenzen fehlen?

Am Anfang ist es unangenehm.
Du bist gereizter als sonst, Kleinigkeiten bringen dich aus der Ruhe, und am Ende eines vollen Tages hast du das Gefühl, trotzdem nichts wirklich vorangebracht zu haben.

Bleibt das über Wochen so, wird es teurer.
Du triffst Entscheidungen aus dem Bauch heraus, weil im Kopf kein Platz mehr für Abwägen ist, und merkst erst später, dass eine Chance ungenutzt vorbeigezogen oder ein Schaden entstanden ist.
Menschen in deinem Umfeld, im Team wie zu Hause, bekommen deine kürzere Zündschnur ab, ohne zu wissen, woher sie kommt.

Im schlimmsten Fall führt der Zustand dorthin, wo Erschöpfung nicht mehr mit einem Wochenende zu beheben ist und aus Kopfchaos ein gesundheitliches Thema wird, das ärztlich abgeklärt werden muss.
Für Führungskräfte, deren Entscheidungen andere Menschen unmittelbar betreffen, wird die eigene Kompetenzentwicklung immer wichtiger.

Doch dafür braucht es wieder Zeit und einen freien Kopf.
Et voilà: Da haben wir das Henne-Ei-Problem.

Reflexionsfragen

• Woran merkst du als Erstes, dass dein Kopf zu voll wird? An deiner Stimmung, an deinem Körper, an deinen Entscheidungen?
• Welche der Aufgaben, die dich gerade stressen, kannst du selbst beeinflussen, und welche hängen von anderen Menschen oder Rahmenbedingungen ab?
• Wann hast du zuletzt eine To-do-Liste geschrieben, obwohl das eigentliche Thema ganz woanders lag?
• Was würde sich verändern, wenn du dir für dein Kopfchaos die gleiche Systematik gönnst, die du sonst für ein Projekt nutzt?
  
  

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